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數(shù)據(jù)應(yīng)該被保留還是被銷毀?

時(shí)間：2014年9月18日


　　對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，困擾他們的一大問題就是如何保存那些與日劇增的各種數(shù)據(jù)�！皵�(shù)據(jù)即是價(jià)值”這種說(shuō)法也令企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)愈加重視。但最近卻有一種說(shuō)法，企業(yè)或許可以將那些不必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀�！　槭裁茨�?有位律師認(rèn)為將數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀，是一種避免風(fēng)險(xiǎn)的方法。這是因?yàn)楫?dāng)用戶銷毀不需要的數(shù)據(jù)時(shí)，遵守電子郵件或文件的法律法規(guī)要求會(huì)變得更加容易，而且這意味著當(dāng)法律要求調(diào)查電子取證時(shí)，舊文件已經(jīng)不復(fù)存在，可以減少法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　律師事務(wù)所在談到很多企業(yè)都在努力保存多年的數(shù)據(jù)時(shí)說(shuō)道：“企業(yè)內(nèi)有太多數(shù)據(jù)，很多都是不必要的數(shù)據(jù)�！钡�(dāng)訴訟或其他法律調(diào)查要求提供有關(guān)信息時(shí)，企業(yè)需要聘請(qǐng)法律專家從大量數(shù)據(jù)中篩選出有用的數(shù)據(jù)，這種情況非常耗時(shí),而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，同時(shí)還會(huì)提高法律風(fēng)險(xiǎn)�！斑@并不是我們應(yīng)該做的事情，”他表示，“對(duì)方律師會(huì)要求企業(yè)提供所存儲(chǔ)的每一條信息。”

　　雖然數(shù)據(jù)銷毀的做法與現(xiàn)在的常規(guī)做法不同，但讓IT部門與法律部門合作創(chuàng)建一個(gè)“數(shù)據(jù)銷毀計(jì)劃”還是可以實(shí)現(xiàn)的。根據(jù)McFarland所說(shuō)，這里有一些技巧，很多技巧依賴于“自我執(zhí)行機(jī)制”，它可以很好地通過中央電子文檔管理系統(tǒng)完成。

　　· 在法律允許的情況下，考慮設(shè)置一個(gè)電子郵件過渡階段，允許電子郵件能夠保存到個(gè)人文件夾，但“在一年后都會(huì)清除”。

　　· 設(shè)置共享文件夾。

　　· 只保留勞工法例下所需要的員工個(gè)人信息。

　　· 找出在特定行業(yè)具體類型的文件所必須保存的時(shí)限，并根據(jù)具體時(shí)間安排，時(shí)間到期后可以電子方式銷毀它們(以及紙質(zhì)文件)。

　　例如，根據(jù)該律師事務(wù)所所說(shuō)，證券交易委員會(huì)要求保存的某些文件一定要手簽，并保留五年。在醫(yī)療保健行業(yè)，健康保險(xiǎn)流通與責(zé)任法案(HIPAA)有6年的時(shí)限，具體有些細(xì)微差別。就業(yè)資格驗(yàn)證表必須在聘用日起保存三年，或者在終止后保存一年，以較遲者為準(zhǔn)。某些雇傭記錄必須從人事活動(dòng)開始的日期開始保留一年。

　　每個(gè)行業(yè)也都有所不同。例如危險(xiǎn)廢物的產(chǎn)生：美國(guó)聯(lián)邦和各州都要求保留清單和報(bào)告3年時(shí)間。對(duì)于污染物排放消除系統(tǒng)，采樣和監(jiān)測(cè)記錄必須保存三年。

　　現(xiàn)在的問題在于，企業(yè)并沒有考慮要銷毀數(shù)據(jù)，而是無(wú)休止地保存數(shù)據(jù)，這可能導(dǎo)致與存儲(chǔ)相關(guān)的技術(shù)過時(shí)的問題。

　　企業(yè)建立電子數(shù)據(jù)銷毀系統(tǒng)的最佳方式之一是使用文件管理系統(tǒng)，包括惠普Autonomy和微軟等在內(nèi)的工具，并開始學(xué)會(huì)銷毀數(shù)據(jù)。律師事務(wù)所再次強(qiáng)調(diào)：“企業(yè)真的沒有必要保存那么多數(shù)據(jù)�！�

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